Архивы документов (Scopes)

Архивы — это новый способ организации документов в системе. Каждый архив является отдельным пространством для хранения документов и папок с собственными правами доступа.

Типы архивов

Личный архив (Personal)

Автоматически создается для каждого пользователя при добавлении в организацию.

Особенности:

• Только владелец имеет доступ
• Нельзя добавить других участников
• Нельзя удалить или архивировать
• Системный (создается автоматически)

Используйте для:

• Личных черновиков
• Документов, которые не должны видеть другие
• Временного хранения

Архив организации (Organization)

Автоматически создается при создании организации. Все члены организации имеют доступ.

Особенности:

• Все члены организации имеют доступ
• Права зависят от роли в организации
• Нельзя удалить или архивировать
• Системный (создается автоматически)

Используйте для:

• Общих документов организации
• Документов, доступных всем сотрудникам
• Официальных документов

Пользовательский архив (Custom)

Создается вручную администраторами для конкретных целей.

Особенности:

• Гибкое управление участниками
• Можно назначать роли (админ/редактор/просмотр)
• Можно архивировать и восстанавливать
• Можно закрепить в боковой панели

Используйте для:

• Проектных документов
• Документов отдела
• Документов для конкретной группы людей

Навигация по архивам

Боковая панель

В боковой панели раздел Хранилища содержит:

• Все архивы — полный список всех доступных архивов
• Мои документы — быстрый доступ к личному архиву
• Документы организации — быстрый доступ к архиву организации
• Закрепленные архивы — пользовательские архивы, закрепленные в боковой панели

Страница всех архивов

Нажмите Все архивы в боковой панели для просмотра полного списка.

Возможности страницы:

• Поиск по названию
• Фильтр по типу (личный/организации/пользовательский)
• Показать/скрыть архивированные
• Создание нового архива (для администраторов)

Карточка архива показывает:

• Название и описание
• Тип (значок и метка)
• Количество документов
• Количество папок
• Количество участников

Открыть архив

1. Кликните на карточку архива
2. Откроется страница с содержимым архива
3. Используйте панель инструментов для создания документов и папок
4. Навигация по папкам через двойной клик или хлебные крошки

Управление архивами

Создать пользовательский архив

Доступно для администраторов организации.

1. Откройте Все архивы
2. Нажмите Создать архив
3. Заполните:
   • Название — обязательное поле
   • Описание — опционально
4. Нажмите Создать

Изменить настройки архива

1. Откройте архив или карточку архива
2. Нажмите меню ⋮ → Настройки (или кнопку Управление → Настройки)
3. Измените название или описание
4. Сохранить

Ограничение

Нельзя изменить системные архивы (личный и организации).

Архивировать архив

1. На карточке архива нажмите ⋮ → Архивировать
2. Подтвердите действие

Что происходит:

• Архив становится недоступен для работы
• Документы сохраняются
• Можно восстановить позже

Ограничение

Нельзя архивировать системные архивы (личный и организации).

Восстановить архив

1. Включите Показать архивированные в фильтрах
2. Найдите архивированный архив
3. Нажмите ⋮ → Восстановить

Закрепление архивов

Пользовательские архивы можно закрепить в боковой панели для быстрого доступа.

Закрепить архив

Способ 1: На странице архива

1. Откройте архив
2. Нажмите кнопку Закрепить в заголовке

Способ 2: На карточке архива

1. Наведите на карточку архива
2. Нажмите значок 📌 (канцелярская кнопка)

Способ 3: Через меню

1. Нажмите ⋮ на карточке
2. Выберите Закрепить

Открепить архив

1. В боковой панели наведите на закрепленный архив
2. Нажмите значок 📌
3. Или откройте архив и нажмите Закреплён → архив открепится

Автоматическое закрепление

При добавлении в пользовательский архив он автоматически закрепляется в вашей боковой панели.

Участники архива

Просмотр участников

1. Откройте архив
2. Нажмите Управление → Участники
3. Или перейдите по URL /scopes/{id}/members

Таблица участников показывает:

• Имя и email
• Должность
• Роль в архиве
• Права доступа (R/W/D/S/M)
• Дата добавления

Роли участников

Роль	Права
Владелец	Полный доступ, передача владения
Администратор	Чтение, запись, удаление, предоставление доступа, управление участниками
Редактор	Чтение, запись
Просмотр	Только чтение

Расшифровка прав:

• R (Read) — чтение документов
• W (Write) — создание и редактирование
• D (Delete) — удаление документов
• S (Share) — предоставление доступа другим
• M (Manage) — управление участниками

Добавить участника

Доступно для владельцев и администраторов архива.

1. Откройте страницу участников
2. Нажмите Добавить участника
3. Выберите пользователя из списка
4. Выберите роль (Администратор/Редактор/Просмотр)
5. Добавить

Изменить роль участника

1. На странице участников найдите пользователя
2. Кликните на выпадающий список роли
3. Выберите новую роль

Ограничение

Нельзя изменить роль владельца. Для смены владельца используйте передачу владения.

Удалить участника

1. На странице участников найдите пользователя
2. Нажмите ✕ (удалить)
3. Подтвердите действие

Ограничение

Нельзя удалить последнего администратора архива.

Передача владения

Владелец может передать владение другому участнику:

1. Откройте архив
2. Управление → Передать владение
3. Выберите нового владельца
4. Укажите причину (опционально)
5. Передать

Права доступа в архивах

Как определяются права

1. Платформенный администратор — полный доступ ко всем архивам
2. Администратор организации — полный доступ ко всем архивам организации
3. Владелец личного архива — полный доступ к своему архиву
4. Участник архива — права согласно назначенной роли

Права на действия

Действие	Владелец	Админ	Редактор	Просмотр
Просмотр документов	✅	✅	✅	✅
Создание документов	✅	✅	✅	❌
Редактирование документов	✅	✅	✅	❌
Удаление документов	✅	✅	❌	❌
Предоставление доступа	✅	✅	❌	❌
Управление участниками	✅	✅	❌	❌
Изменение настроек архива	✅	✅	❌	❌
Архивирование архива	✅	✅	❌	❌

Работа с документами в архивах

Создание документа

1. Откройте нужный архив
2. Перейдите в нужную папку (опционально)
3. Нажмите Создать документ
4. Заполните форму:
   • Название
   • Тип документа
   • Загрузите файл
5. Создать

Документ создается в текущем архиве и папке.

Создание папки

1. Откройте архив
2. Нажмите Создать папку
3. Введите название
4. Выберите цвет (опционально)
5. Создать

Перемещение документов

Документы и папки можно перемещать только внутри одного архива.

1. Правой кнопкой мыши на документ или папку
2. Переместить
3. Выберите целевую папку
4. Переместить

Ограничение

Нельзя перемещать документы между разными архивами. Для переноса в другой архив используйте функцию сохранения копии.

Сохранение корреспонденции в архив

При сохранении документов из входящей корреспонденции:

1. Откройте корреспонденцию
2. Выберите документы для сохранения
3. Нажмите Сохранить документы
4. В диалоге выберите:
   • Архив — куда сохранить (отображаются только архивы с правом записи)
   • Папка — папка внутри архива (опционально)
5. Сохранить

Уведомления

Когда приходят уведомления

• При добавлении вас в архив
• При удалении вас из архива
• При изменении вашей роли

Обновление боковой панели

Боковая панель обновляется в реальном времени:

• При добавлении вас в архив — он появится в закрепленных
• При удалении — исчезнет из закрепленных

Миграция со старой системы

Если вы обновились с предыдущей версии:

Было	Стало
Вкладка "Мои документы"	Личный архив
Вкладка "Документы организации"	Архив организации
Вкладка "Доступные мне"	Удалена (используйте поиск или "Все архивы")

Маршруты:

• /storage/personal → /scopes/{личный-архив-id}
• /storage/organization → /scopes/{архив-организации-id}
• /storage/accessible → /scopes

Документы автоматически перенесены в соответствующие архивы.