Управление документами

Навигация по документам

Архивы (Scopes)

Документы организованы в архивы — отдельные пространства хранения с собственными правами доступа:

• Личный архив — ваши личные документы, видите только вы
• Архив организации — общие документы организации, доступные всем членам
• Пользовательские архивы — создаются администраторами для проектов, отделов и т.д.

Подробнее об архивах: Архивы документов

Доступ к архивам

В боковой панели раздел Хранилища:

• Все архивы — полный список доступных архивов
• Мои документы — быстрый доступ к личному архиву
• Документы организации — быстрый доступ к архиву организации
• Закрепленные пользовательские архивы

Работа с документами и папками

Открыть документ/папку:

• Дважды кликните на документ или папку в списке

Контекстное меню (правой кнопкой мыши):

• Правой кнопкой мыши на документ или папку
• Доступные действия:
  • Открыть - открыть документ/папку
  • Переместить - переместить в другую папку

Хлебные крошки (Breadcrumbs)

В верхней части страницы отображается путь навигации:

Архив > Папка 1 > Папка 2 > Документ

• Кликните на любой элемент пути для быстрого перехода
• Показывает текущий архив и иерархию папок
• Кнопка "Назад к списку" возвращает на страницу всех архивов

Кнопка "Назад"

Кнопка "Назад" на странице документа:

• Возвращает на предыдущую страницу с сохранением контекста
• Помнит открытую папку и вкладку
• Работает корректно после создания документа

Редактирование названия документа

Встроенное редактирование (inline):

1. Откройте документ
2. Кликните на название документа
3. Введите новое название
4. Нажмите Enter для сохранения или Esc для отмены
5. Или кликните на галочку ✓ / крестик ✕

Создание документа

Через интерфейс приложения

1. Откройте нужный архив (личный, организации или пользовательский)
2. (Опционально) Перейдите в нужную папку
3. Нажмите Создать документ
4. В открывшемся диалоговом окне заполните форму:
   • Название — краткое описание документа
   • Тип документа — выберите из списка (договор, счет, акт, письмо, прочее)
   • Загрузить файл — нажмите и выберите PDF или DOCX файл
   • Документ автоматически создастся в текущем архиве и папке
5. Нажмите Создать или Сохранить как черновик

Дополнительно можно:

• Добавить участников (пользователи организации)
• Настроить права доступа к документу

Совет

Документы создаются в модальном окне - вам не нужно покидать текущую страницу

Быстрая отправка документа

Функция «Быстрая отправка» позволяет загрузить, подписать и отправить документ в три шага — без создания черновика корреспонденции.

Как использовать

1. Нажмите кнопку Новый документ в боковой панели
2. Откроется мастер из трёх шагов:

Шаг 1: Загрузка

1. Введите Название документа
2. Выберите Архив — куда сохранить документ (личный, организации или пользовательский)
3. Загрузите файл — перетащите или выберите PDF/DOCX файл
4. Нажмите Далее

Совет

По умолчанию документ сохраняется в ваш личный архив. Измените архив, если нужно сохранить в другое место.

Шаг 2: Подпись

1. Просмотрите загруженный документ (кнопка Предварительный просмотр)
2. Нажмите Подписать для подписания электронной подписью
3. Или нажмите Пропустить подпись, если подпись не требуется
4. После подписания нажмите Далее

Шаг 3: Отправка

1. Введите Тему сообщения (автоматически заполняется из названия документа)
2. Выберите тип отправки:
   • Внутренняя — отправка пользователям вашей организации (можно выбрать нескольких получателей)
   • Внешняя — отправка в другую организацию (выберите организацию, затем получателей)
3. Нажмите Отправить

Результат:

• Документ создан и сохранён в выбранном архиве
• Корреспонденция создана и сразу отправлена (без стадии черновика)
• Вы будете перенаправлены в раздел Исходящие

Когда использовать

Быстрая отправка удобна, когда нужно оперативно отправить один документ без заполнения расширенных полей корреспонденции.

Загрузка файлов

Поддерживаемые форматы

• PDF (.pdf)
• Word (.docx)

Ограничения

• Максимальный размер файла: 100 МБ
• Для подписания рекомендуется использовать PDF

Папки

Создать папку

1. Нажмите кнопку Создать → Создать папку
2. В открывшемся диалоговом окне:
   • Введите Название папки
   • Введите Описание (опционально)
   • Выберите Цвет для визуального различения
3. Нажмите Создать

Совет

Папка создается в текущей открытой папке. Для создания в корне вернитесь на уровень выше.

Переместить документ или папку

Через контекстное меню (рекомендуется):

1. Правой кнопкой мыши на документ или папку
2. Выберите Переместить
3. В диалоговом окне:
   • Просмотрите дерево папок
   • Выберите Корневая папка или раскройте и кликните на целевую папку
4. Нажмите Переместить

Что происходит при перемещении:

• Документ/папка перемещается в выбранную папку
• Список автоматически обновляется
• Все вложенные документы и подпапки перемещаются вместе
• Пути всех вложенных элементов обновляются автоматически
• История перемещений сохраняется в аудит-логе

Права на перемещение

Простое правило

Если вы можете редактировать документ/папку — вы можете их перемещать.

Для перемещения требуются права на редактирование:

• Исходного элемента — документа или папки, которую перемещаете
• Целевой папки — куда перемещаете (должны иметь право создавать в ней)

Роль	Может перемещать?
Владелец организации	✅ Да
Администратор организации	✅ Да
Координатор	✅ Да
Сотрудник	✅ Да (свои документы)
Участник	✅ Да (свои документы)
Просмотрщик	❌ Нет

Ограничения перемещения

Важные ограничения

• Нельзя перемещать между архивами — документы перемещаются только внутри одного архива
• Нельзя перемещать папку в свою подпапку — система не позволит создать циклическую структуру
• Нельзя перемещать в архивную папку — целевая папка должна быть активной
• Нельзя перемещать архивные папки — сначала разархивируйте

Навигация по папкам

Открыть папку:

• Дважды кликните на папку в списке
• Или используйте хлебные крошки (breadcrumbs) для быстрой навигации

Вернуться назад:

• Кликните на родительскую папку в хлебных крошках
• Или используйте кнопку "Назад" в браузере

Вернуться в корень архива:

• Кликните на название архива в хлебных крошках
• Или используйте кнопку "Назад к списку" для возврата к списку архивов

Версионирование

Создать новую версию

1. Откройте документ
2. Перейдите на вкладку Версии
3. Создать новую версию
4. Загрузите новый файл
5. Укажите комментарий к версии
6. Создать

Важно

При создании новой версии все подписи сбрасываются - документ нужно подписывать заново.

Просмотр истории версий

1. Откройте документ
2. Вкладка Версии
3. Список всех версий с датами и комментариями
4. Нажмите на версию для просмотра

Права доступа (RBAC)

Кто имеет доступ к документу

Права доступа определяются на двух уровнях:

Уровень архива:

• Права участника в архиве (владелец/админ/редактор/просмотр)
• Подробнее: Права доступа в архивах

Уровень документа:

• Дополнительные права для конкретных пользователей
• Роли участников документа (автор, проверяющий, утверждающий)

Предоставить доступ

1. Откройте документ
2. Вкладка Доступ
3. Добавить пользователя
4. Выберите пользователя из списка
5. Настройте права:
   • ☑ Чтение - просмотр документа
   • ☑ Редактирование - изменение документа
   • ☐ Удаление - удаление документа
   • ☑ Совместный доступ - может предоставлять доступ другим
   • ☑ Согласование - может согласовывать/утверждать
6. Сохранить

Отозвать доступ

1. Вкладка Доступ
2. Найдите пользователя в списке
3. Нажмите ✕ (удалить)
4. Подтвердите

Статусы документа

• Черновик - документ создан, редактируется
• Активный - документ готов к работе
• На согласовании - отправлен на согласование
• Согласован - прошел согласование
• Подписан - подписан электронной подписью
• Отправлен - отправлен контрагенту
• Архивирован - перемещен в архив

Изменить статус

1. Откройте документ
2. Действия → Изменить статус
3. Выберите новый статус
4. Применить

Участники документа

Добавить участника

1. Откройте документ
2. Вкладка Участники
3. Добавить участника
4. Выберите пользователя
5. Выберите роль:
   • Просмотр - только чтение
   • Проверяющий - просмотр + комментарии
   • Утверждающий - может согласовывать
   • Получатель - получатель документа
6. Добавить

Удалить участника

1. Вкладка Участники
2. Найдите пользователя
3. Удалить
4. Подтвердите

Поиск документов

Быстрый поиск

В верхней части экрана введите запрос в поле поиска:

• Поиск по названию документа
• Поиск по содержимому (для текстовых форматов)
• Поиск по метаданным

Фильтры

Используйте фильтры для уточнения поиска:

1. Тип документа - выберите один или несколько типов
2. Статус - черновик, активный, подписан и т.д.
3. Папка - документы из конкретной папки
4. Даты - период создания документа
5. Автор - кто создал документ

Сохраненные фильтры

1. Настройте нужные фильтры
2. Сохранить фильтр
3. Введите название
4. Фильтр появится в sidebar для быстрого доступа

Действия с документами

Скачать документ

1. Откройте документ
2. Скачать (кнопка)
3. Файл сохранится в папку загрузок

Удалить документ

1. Откройте документ
2. ⋮ → Удалить
3. Подтвердите удаление

Ограничения

• Можно удалить только черновики
• Подписанные документы нельзя удалить (только архивировать)

Архивировать документ

1. Откройте документ
2. ⋮ → Архивировать
3. Подтвердите

Документ переместится в раздел Архив.

Типы документов

При создании документа выберите подходящий тип:

• Договор - договоры, контракты, соглашения
• Счет - счета на оплату
• Акт - акты выполненных работ, приема-передачи
• Накладная - товарные накладные
• Счет-фактура - счета-фактуры с НДС
• Письмо - служебные письма, уведомления
• Прочее - другие типы документов

Метаданные документа

Для каждого типа документа можно заполнить дополнительные поля:

Для договоров:

• Номер договора
• Дата договора
• Сторона А / Сторона Б
• Сумма договора
• Срок действия

Для счетов:

• Номер счета
• Дата счета
• Срок оплаты
• Сумма
• Позиции (товары/услуги)

Для актов:

• Номер акта
• Дата акта
• Период выполнения работ
• Сумма
• Основание (договор)

Метаданные помогают быстрее находить документы через поиск.

Новые возможности навигации

Встроенное редактирование названий

Вместо отдельной страницы редактирования, теперь вы можете изменить название документа прямо на странице просмотра:

1. Откройте документ
2. Кликните на его название в заголовке
3. Название станет редактируемым
4. Внесите изменения
5. Сохраните (Enter) или отмените (Esc)

Это работает аналогично редактированию в PostHog Insights - быстро и интуитивно.

Контекстные меню

Вместо колонки "Действия" используются контекстные меню по правому клику:

Преимущества:

• Больше места для отображения информации о документах
• Доступ к действиям через знакомый паттерн (правый клик)
• Меньше визуального шума в интерфейсе

Как использовать:

1. Наведите курсор на документ или папку
2. Кликните правой кнопкой мыши
3. Выберите нужное действие из меню

Создание документов в модальном окне

Создание документа теперь происходит в модальном диалоге, а не на отдельной странице:

Преимущества:

• Не теряете контекст - остаетесь на той же странице
• Быстрее создавать несколько документов подряд
• Видите, в какой папке создается документ

Особенности:

• Документ автоматически создается в текущей открытой папке
• После создания открывается страница нового документа
• Кнопка "Назад" вернет вас точно туда, откуда начали создание

Умная навигация "Назад"

Система запоминает контекст вашей работы:

Сценарий 1: Создание документа

1. Вы в папке "Договоры" → "2024" в личном архиве
2. Создаете новый документ
3. Документ открывается
4. Нажимаете "Назад"
5. Результат: возврат в папку "Договоры" → "2024" в том же архиве

Сценарий 2: Просмотр документа

1. Вы в папке "Счета" в архиве организации
2. Открываете документ двойным кликом
3. Нажимаете "Назад"
4. Результат: возврат в папку "Счета" в том же архиве

Сценарий 3: Переход между архивами

1. Нажимаете на другой архив в боковой панели
2. Результат: открывается корневая папка выбранного архива

Перемещение документов и папок

Диалог перемещения с древовидной структурой папок:

Возможности:

• Просмотр всей иерархии папок в виде дерева
• Раскрытие/сворачивание веток дерева папок
• Визуальное выделение выбранной папки
• Перемещение в корень архива (выбрать "Корневая папка")
• Автоматическое обновление путей всех вложенных элементов

Права на перемещение:

• Перемещать может тот, кто имеет право редактирования в архиве
• Нужны права и на исходный элемент, и на целевую папку
• Платформенные администраторы могут перемещать любые элементы

Ограничения:

• Нельзя перемещать между разными архивами
• Нельзя переместить папку в свою подпапку (циклическая ссылка)
• Нельзя перемещать в архивные папки
• Нельзя перемещать архивные папки

Расширенные хлебные крошки

Хлебные крошки показывают полный путь навигации:

Личный архив > Проекты > Проект А > Договоры > Договор №123

Элементы пути:

• Личный архив — название текущего архива (кликабельно для возврата в корень)
• Проекты > Проект А > Договоры — иерархия папок (все кликабельны)
• Договор №123 — текущий документ (не кликабелен)

Каждый элемент (кроме текущего) кликабелен для быстрой навигации.

Сочетания клавиш

Для повышения эффективности работы:

• Enter - сохранить изменения (при редактировании названия)
• Esc - отменить изменения (при редактировании названия)
• Двойной клик - открыть документ/папку
• Правый клик - открыть контекстное меню

Советы по эффективной работе

1. Используйте архивы — создавайте отдельные архивы для проектов и отделов
2. Закрепляйте архивы — закрепите часто используемые архивы в боковой панели
3. Используйте папки — организуйте документы внутри архивов по годам, типам
4. Цветовое кодирование — назначайте цвета папкам для быстрой визуальной навигации
5. Контекстное меню — привыкните к правому клику вместо поиска кнопок
6. Хлебные крошки — используйте для быстрого перемещения по иерархии
7. Inline редактирование — быстро исправляйте опечатки в названиях без лишних кликов